自动化学院国际学术会议资助办法

发布时间:2016-05-17  浏览次数:154


第一章 总  则

第一条 为支持学院师生进行学术交流,紧跟国际学术前沿,提高学术研究水平,根据国家及学校相关规定,特制定本办法。

第二章 申请条件

第二条 申请本资助需具备以下条件:

1. 论文按照学校保密工作要求经审查并同意发表。

2. 申请人为论文第一作者或通讯作者(学生或45周岁以下具有博士学位的青年教师可以为第二作者,但论文署名应为哈尔滨工程大学自动化学院)。

3. 应为受邀请进行口头学术交流(海报形式学术交流不在本资助范围之内)。

4. 论文被会议论文集全文录用(论文摘要被接受不在本资助范围之内)。

5. 原则上每人每年只资助1次,每篇论文只资助1人。研究所内教师、学生同时申请同一国际学术会议,原则上只资助教师。

第三条 学院定期编制《哈尔滨工程大学自动化学院国际学术会议资助目录》(以下简称“《目录》”)并在网上公布。在《目录》中,国际会议划分为AB两类,涵义如下: A类会议:本学科最高水平的国际会议; B类会议:学术水平较高、组织工作成熟、定期召开的序列性国际会议。

第三章 资助内容

第四条 根据国际会议层次,学院资助以下内容:

1. 对在有影响力的国际学术会议组织中担任一定职务(如:主席或副主席、理事会或执委会委员等)的教师参加上述会议或作主题宣讲、特邀宣讲,资助会议注册费、国际旅费、伙食费、住宿费、护照签证费。

2. 参加A类国际会议,学院资助会议注册费、国际旅费、伙食费、住宿费;对于同一个A类国际会议,学院资助一般不超过5人。

3. 参加B类国际会议,学院资助会议注册费和国际旅费;对于同一个B类国际会议,学院资助不超过3人。

第五条 参加在国(境)外举行的高水平国际会议所发生的国内费用由教师本人和学院协商落实。教师出国(境)参会时顺访,需经学院同意,学校批准。顺访期间所产生的费用由教师本人或学院负责落实。

第六条 学院鼓励教师利用科研经费配套参加高水平国际会议。 第四章 申请方式

第七条 申请人需填写相关参加国际学术会议资助申请表(见附件)并提交至学院科技办公室。同时提供以下材料:

1. 邀请信(原件或复印件);

2. 论文被国际学术会议接受的证明(需全文录用);

3. 会议注册费收取证明;

4. 被录取的论文电子版及论文首页纸质版。

有意向参会的申请人请尽早提出申请。一般情况下,前往美国需提前三个月,其它国家需提前二个月办理才能基本确保成功。同时,提前申请可以节省包括机票成本在内的各项经费成本,以免时间紧迫导致国际旅费超支影响参会。

第八条 申请获得学院批准后,教师需向国际处提交《哈尔工程大学因公出国(境)团组任务申请表》,向人事处提交《哈尔滨工程大学因公临时出国(境)人员备案表》。

第九条 申请人办理完上述相关手续后到财务处借款。

第五章 考核报销

第十条 受资助教师在参会期间应至少了解一位大会主席情况,结交一名参会专家,了解会议一个最新研究方向或动态。申请人在院系以上范围进行一次学术报告,并在参加会后一个月内,教师填写《哈尔滨工程大学教师参加国际学术会议考核表》。学生填写《哈尔滨工程大学高层次创新人才国际交流履行义务情况登记表》并提交至学院考核。同时提供以下材料:

 1. 批件;

 2. 邀请信(原件或复印件);

 3. 出差报告单;

4. 境外补助证明(样表参见附件);

5. 2张以上参加国际会议照片、2张以上校内学术报告照片;

6. 因公护照;

7. 国际会议总结(500字左右,教师须包含结交专家的信息);

8. 参加国际会议报销审批表;

9.  需报销的所有发票;

10.  结交的参会专家的名片(原件或复印件,非必须)。

第十一条 考核合格后,学院按规定核定相关费用,受资助人持出国手续及审批意见到财务处报销。

第十二条 参加A类国际会议,参照以下报销标准:

1. 学院全额资助注册费。

2. 学院资助国际旅费标准为:实报实销,亚洲国家及地区不超过 6000 元人民币,其他国家不超过 12000 元人民币。超过标准部分学院不予资助,如需报销,从教师或研究所相关科研经费中落实。

3. 学院不资助护照签证费(在有影响力的国际学术会议组织中担任一定职务的教师除外)。如需报销,从教师或研究所相关科研经费中落实。

4. 学院资助住宿费、伙食费标准参照财行﹝2013]516号文件临时出国人员费用开支标准,实报实销。超过标准部分学院不予资助,如需报销,从教师或研究所相关科研经费中落实。

5. 学院不资助公杂费。如需报销,参照财行﹝2013516号文件临时出国人员费用开支标准,从教师或研究所相关科研经费中落实。

7. 住宿费、伙食费、公杂费报销天数请参会教师与学院科技办确定。

第十三条 参加B类国际会议,参照以下报销标准:

1. 学院全额资助注册费。

2. 学院资助国际旅费标准为:实报实销,亚洲国家及地区不超过 6000 元人民币,其他国家不超过 12000 元人民币。超过标准部分学院不予资助,如需报销,从教师或研究所相关科研经费中落实。

3. 学院不资助国内旅费。如需报销,从教师或研究所相关科研经费中落实。

4. 学院不资助护照签证费(在有影响力的国际学术会议组织中担任一定职务的教师除外)。如需报销,从教师或研究所相关科研经费中落实。

5. 学院不资助住宿费、伙食费、公杂费。如需报销,参照财行﹝2013516号文件临时出国人员费用开支标准,以实报实销方式从教师或研究所相关科研经费中落实。

第十四条本办法由自动化学院负责解释。


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自动化学院科技办公室

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